Notfallkoffer für Unternehmen
Es gibt Situationen in Laufe eines Unternehmens, wo die Führung und auch das Management ausfällt.
Hier ist es wichtig Regelungen zur Weiterführung des Unternehmens getroffen zu haben.
Was gehört in den betrieblichen Notfallkoffer?
Kleinere und mittlere Unternehmen, zu denen typischerweise
Familienunternehmen gehören, werden nicht selten von Schicksalsschlägen wie
Krankheit, Unfall oder Tod des Unternehmers gebeutelt. Schon kurze Zwangspausen
des Entscheidungsträgers können für das Unternehmen eine existentielle Krise
nach sich ziehen, wenn es nicht gelingt, die Handlungsfähigkeit
aufrechtzuerhalten.
Hat der Unternehmer z.B. keine Bank- oder
Kontovollmacht erteilt, können Zahlungen – und seien es nur Löhne – unter
Umständen nicht geleistet werden. Der verantwortungsbewusste Unternehmer sollte
deshalb Vorsorge treffen und gedanklich bei folgender Frage ansetzen: „Was
geschieht, wenn ich plötzlich meinen Betrieb – eventuell sogar für einen
längeren Zeitraum – nicht mehr leiten kann?“
Um Schaden von dem Unternehmen abzuwenden,
sollte der Unternehmer einen „Notfallkoffer packen“. Gemeint ist ein Ordner, in
dem Maßnahmenpläne sowie Kopien wichtiger Dokumente und Hinweise zu dem
Aufbewahrungsort der Originale systematisch für den Ernstfall zusammengestellt
sind. Hierbei sollte der Unternehmer die Hilfe der Rechtsanwälte, Notare und
Steuerberater seines Vertrauens in Anspruch nehmen.
Mit dem Packen des Notfallkoffers
ist es aber nicht getan. Ebenso wichtig ist es, Vertrauenspersonen über diese
Vorsorgemaßnahme zu unterrichten und ihnen die Möglichkeit zu geben, den
Notfallkoffer bei Bedarf an sich zu nehmen und seinen Inhalt zu nutzen.
Außerdem sollte der Notfallkoffer in regelmäßigen Abständen kontrolliert und
bei Bedarf aktualisiert werden.
Der notwendige Inhalt des Notfallkoffers hängt
stets von den Gegebenheiten des Unternehmens ab. Der jeweilige Unternehmer muss
sich in die Situation seines Vertreters hineindenken: Was würde ich selbst
suchen, wenn ich morgen das Unternehmen verantwortlich leiten müsste? Es hat
sich als sinnvoll herausgestellt, die folgenden Kategorien zu bilden:
Vertretungsplan
Bei erzwungener Abwesenheit des Unternehmers
muss allen klar sein, wer ihn vertritt. Die Vertretung sollte auf der Grundlage
eines Vertretungsplans geregelt werden. Verantwortungsträgern wie Prokuristen,
Projektleitern oder Abteilungsleitern sollten die konkret von ihnen zu
erledigenden Aufgaben zugewiesen werden.
Vollmachten
Eine Vorsorgevollmacht in der Form einer
Generalvollmacht ist das entscheidende Instrument, um die Handlungsfähigkeit
des Unternehmens im Notfall aufrecht zu erhalten. Eine Generalvollmacht muss
durch die Person(en) erteilt werden, die das Unternehmen rechtswirksam
vertreten. Wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, kann
alternativ zur Erteilung von Vollmachten auch eine Prokura erteilt werden.
Hierbei handelt es sich um eine gesetzlich geregelte Form der Vollmacht.
Eine unternehmerische Generalvollmacht muss die
Person des Vollmachtgebers bzw. Unternehmens ebenso klar bezeichnen wie die
Person des oder der Bevollmächtigten. Besonderer Wert ist darauf zu legen, dass
die Befugnisse des Bevollmächtigten klar umrissen werden. Die Vollmacht sollte
gegebenenfalls die Befugnis zur Erteilung von Untervollmachten enthalten, wenn
absehbar ist, dass der Bevollmächtigte Ersatzpersonen zu seiner Entlastung
einschalten muss. Weiter sollte die Vollmacht über den Tod des Vollmachtgebers
hinaus Geltung behalten. Andererseits sollte sie aus wichtigem Grund jederzeit
widerruflich sein.
Ganz besonders wichtig ist, dass die
Generalvollmacht keine Bedingungen enthalten darf, die für den Geschäftspartner
nicht prüfbar sind. Eine Vollmacht, wonach „der Bevollmächtigte nur für mich
handeln darf, wenn ich erkrankt oder verhindert bin…“, ist im Geschäftsleben
völlig unbrauchbar. Vor diesen Fallstricken bewahrt die rechtskundige Beratung,
z.B. durch einen Notar. Die Verwendung von Mustern aus dem Internet ist keine
gute Art der Vorsorge. Wenn nämlich Korrekturbedarf besteht, ist es meistens schon
zu spät.
Eine unternehmerische Generalvollmacht sollte
aus Nachweisgründen zumindest schriftlich erteilt werden. Die notarielle
Beurkundung ist indes schon deshalb zu empfehlen, weil sie dem Unternehmer
zusätzlich Rechtssicherheit bietet. Zwingend erforderlich ist die notarielle
Form, wenn der Bevollmächtigte Verfügungen über Grundbesitz oder Verfügungen
über GmbH-Anteile treffen soll, wenn er mit der Stimmrechtsausübung betraut
wird oder wenn er Vertretungsmacht gegenüber dem Handelsregister erhalten soll.
Gegebenenfalls sollte neben der (notariell
beurkundeten) Generalvollmacht eine gesonderte Bankvollmacht in der von dem
Institut gewünschten Form erteilt werden. Wird der Unternehmer
handlungsunfähig, ohne Vorsorge getroffen zu haben, bleibt nur die Einrichtung
einer gesetzlichen Betreuung. Diese nimmt mehrere Wochen Zeit in Anspruch, die
das Unternehmen oftmals nicht hat, und ist nicht die geeignete Form der
Ersetzung des Unternehmers.
Software, Lizenzen, Passwörter
Der Unternehmer muss sicherstellen, dass die
Personen, die ihn in der Krise vertreten, den Zugriff auf die für die
Fortführung des Betriebes benötigte Software und auf die elektronische
Kommunikation haben. Dazu sollten alle Programme mit Lizenzen und Passwörtern
wie auch – falls vorhanden – die Zugangsdaten für das Online-Banking und andere
wichtige Passwörter, Codes und Pins dokumentiert werden. Diese sensiblen Daten
sollten in einem verschlossenen Umschlag in dem Notfallkoffer aufbewahrt
werden.
Bankverbindungen, Versicherungen, Berater
Um eine rasche Fortführung des Unternehmens zu
gewährleisten ist es erforderlich, dass die handelnden Personen sich anhand der
relevanten Unterlagen einen Überblick über alle Bankverbindungen, über
vorhandene Versicherungen und über die Berater des Unternehmers verschaffen
können. Ansprechpartner insbesondere bei Banken sollten notiert werden. Die
beratenden Notare, Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten
aufgelistet werden. Ansprechpartner insbesondere bei Banken sollten notiert
werden.
Wichtige Unternehmensdaten
Sofern erforderlich, sollten in dem
Notfallkoffer die wichtigsten Unternehmensverträge, aber auch
Produktionsgeheimnisse, Auftragsbestände, Kalkulationsdaten etc. hinterlegt
sein. Ebenso wichtig kann es sein, wichtige Lieferanten und deren
Ansprechpartner zu benennen und die notwendigen Informationen zur
„Kundenpflege“ zu dokumentieren.
Weiter kann es von Nutzen sein, Verträge in den
Notfallkoffer einzustellen, die für die Fortführung des Unternehmens wichtig
sind. Dies können Mietverträge, Kooperationsverträge, Gesellschaftsverträge
oder auch Kreditverträge sein. Hilfreich können von Fall zu Fall
Handelsregisterauszüge, Grundbuchauszüge oder Jahresabschlüsse sein.
Unternehmensnachfolge
Wenn der Unternehmer keine Vorsorge trifft,
tritt im Falle seines Todes die gesetzliche Erbfolge ein. Danach erben
grundsätzlich die nächsten Verwandten bzw. der Ehepartner des Unternehmers.
Sind mehrere Personen erbberechtigt, bilden sie eine Erbengemeinschaft, die
über das gesamte Vermögen einschließlich des Unternehmens verfügt. Die
Zuordnung des Unternehmens zu einer bestimmten Person kann in diesem Fall erst
nach vorheriger Erbauseinandersetzung erfolgen, was die Handlungsfähigkeit des
Unternehmens stark gefährdet.
Ein verantwortungsbewusster Unternehmer sollte
deshalb die Unternehmensnachfolge durch ein Unternehmertestament oder einen
Erbvertrag regeln. Nur so kann er bewusst darüber entscheiden, wer bei seinem
Tod sein Vermögen, also insbesondere das Unternehmen, erhalten soll. Bei der
Gestaltung des letzten Willens hilft nur die qualifizierte erbrechtliche
Beratung durch einen Notar. Dringend zu empfehlen ist die Beurkundung eines
Testamentes, denn dadurch wird im Todesfall häufig auch der Erbschein unnötig,
der ansonsten weitere Kosten auslösen würde. Ein Erbvertrag ist stets
beurkundungspflichtig. Eine Kopie des Testamentes gehört – gegebenenfalls im
verschlossenen Umschlag – in den Notfallkoffer. Im Zweifelsfall hilft ein Notar
weiter.